{"id":2341,"date":"2023-03-24T10:20:22","date_gmt":"2023-03-24T07:20:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/?p=2341"},"modified":"2023-03-24T10:20:22","modified_gmt":"2023-03-24T07:20:22","slug":"dokuman-ve-arsiv-yonetim-sistemleri","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/2023\/03\/24\/dokuman-ve-arsiv-yonetim-sistemleri\/","title":{"rendered":"Dok\u00fcman ve Ar\u015fiv Y\u00f6netim Sistemleri"},"content":{"rendered":"<p>G\u00fcn\u00fcm\u00fczde teknolojik geli\u015fmelerden sadece hayat\u0131 kolayla\u015ft\u0131rmas\u0131 de\u011fil, s\u00fcrd\u00fcr\u00fclebilir bir gelecek idealine uygun olarak do\u011fa dostu \u00e7\u00f6z\u00fcmler sunmas\u0131 da beklenmektedir.\u00a0<strong>Dok\u00fcman ve ar\u015fiv y\u00f6netim sistemi\u00a0<\/strong>uygulamalar\u0131 ka\u011f\u0131t t\u00fcketimini minimuma indiren do\u011fa dostu bir \u00e7\u00f6z\u00fcm sunarken, i\u015f s\u00fcre\u00e7lerini de olduk\u00e7a kolayla\u015ft\u0131rmaktad\u0131r.<\/p>\n<p>G\u00fcn\u00fcm\u00fczde faturalar e-mail ile iletilmekte, resmi i\u015flemlerin e-devlet platformu \u00fczerinden yap\u0131labilmesi i\u00e7in a\u011f yap\u0131s\u0131 olu\u015fturma \u00e7al\u0131\u015fmalar\u0131na devam edilmektedir. Bu de\u011fi\u015fimin gereklili\u011fi, g\u00fcnl\u00fck hayat\u0131m\u0131zda s\u0131kl\u0131kla kar\u015f\u0131la\u015ft\u0131\u011f\u0131m\u0131z sorunlar ile ortaya \u00e7\u0131kmaktad\u0131r. Resmi yaz\u0131\u015fmalar\u0131n sakland\u0131\u011f\u0131 belgelerin farkl\u0131 yerlerdeki ar\u015fivlerde bulunmas\u0131 nedeniyle ciddi zaman kay\u0131plar\u0131 ya\u015fanmaktad\u0131r. \u00d6rne\u011fin, emekli olmak i\u00e7in ba\u015fvuruda bulunan bir vatanda\u015f, \u00e7al\u0131\u015fma hayat\u0131 boyunca farkl\u0131 \u015fehirlerde bulunmu\u015fsa gerekli olan belgelerin bir araya getirilmesi uzun yaz\u0131\u015fmalar\u0131, ar\u015fivlerden gerekli evraklar\u0131n bulunmas\u0131n\u0131 ve bunlar\u0131n posta yoluyla g\u00f6nderilmesi gibi zaman alan s\u00fcre\u00e7ler gerektirmektedir. Evraklar\u0131n ar\u015fivlerde bulunamamas\u0131, y\u0131pranm\u0131\u015f olmalar\u0131, tek merkezde toplanmalar\u0131n\u0131n zorlu\u011fu da s\u0131k\u00e7a kar\u015f\u0131la\u015f\u0131lan sorunlardand\u0131r ve bu sorunlar bazen vatanda\u015flar\u0131n hak kayb\u0131na u\u011framas\u0131na dahi neden olmaktad\u0131r.<\/p>\n<p><strong>Ar\u015fiv dijitalle\u015ftirme<\/strong>\u00a0yani belgelerin taranarak bilgisayar ortam\u0131na aktar\u0131lmas\u0131 b\u00fct\u00fcn bu sorunlar\u0131n en g\u00fcvenilir ve en h\u0131zl\u0131 \u00e7\u00f6z\u00fcm\u00fcd\u00fcr. Ar\u015fiv ve dok\u00fcmanlar\u0131n dijitalle\u015ftirildi\u011fi bir ortamda gerekli belgelere internet \u00fczerinden ula\u015f\u0131l\u0131r ve mail yoluyla istenilen yere an\u0131nda ula\u015ft\u0131r\u0131l\u0131r.<\/p>\n<p><strong>Ar\u015fiv dijitalle\u015ftirme\u00a0<\/strong>ile ka\u011f\u0131t israf\u0131n\u0131n da \u00f6n\u00fcne ge\u00e7mek m\u00fcmk\u00fcnd\u00fcr. Ar\u015fivlerin dijital ortama aktar\u0131lmas\u0131 durumunda as\u0131l belgenin fotokopi yoluyla \u00e7o\u011falt\u0131lmas\u0131na da gerek kalmayacakt\u0131r. Bir belgenin ortalama d\u00f6rt be\u015f adet kopyas\u0131 \u00e7\u0131kar\u0131lmaktad\u0131r ve bu durum ka\u011f\u0131t israf\u0131n\u0131 korkutucu boyutlara ula\u015ft\u0131rmaktad\u0131r. D\u00fcnyada her y\u0131l ka\u011f\u0131t \u00fcretimi i\u00e7in ortalama 40 milyon hektar orman alan\u0131 yitirilmekte, ayr\u0131ca bir ton ka\u011f\u0131t \u00fcretimi i\u00e7in 350-450 kWh enerji, 50 ton su t\u00fcketilmektedir. \u00dclkemiz ayr\u0131ca ka\u011f\u0131t ihtiyac\u0131n\u0131n y\u00fczde k\u0131rk\u0131n\u0131 ithalat yoluyla kar\u015f\u0131lamakta, bu da milli gelir kayb\u0131na yol a\u00e7maktad\u0131r.<\/p>\n<p><strong>Dok\u00fcman ve ar\u015fiv y\u00f6netim sistemi<\/strong>\u00a0kurulumu ve\u00a0<strong>ar\u015fiv dijitalle\u015ftirme<\/strong>\u00a0ile hem bu masraflar\u0131n \u00f6n\u00fcne ge\u00e7mek hem de do\u011fal kaynaklar\u0131m\u0131z\u0131 korumak m\u00fcmk\u00fcnd\u00fcr. Yeni olu\u015fturulacak fatura, s\u00f6zle\u015fme gibi belgelerin dijital ortamda olu\u015fturulmas\u0131 ile gelecekte ka\u011f\u0131t israf\u0131n\u0131n en alt d\u00fczeye \u00e7ekilmesi hedeflenmektedir. On y\u0131l \u00f6nce belgelerin hepsi ka\u011f\u0131t \u00fczerindeydi, bug\u00fcn ise ka\u011f\u0131t \u00fczerinde olan belgelerinin y\u00fczde on seviyesine inmesi hedeflenmektedir. \u00a0Kitaplar\u0131n e-book, faturalar\u0131n e-faturaya d\u00f6n\u00fc\u015fmesinin ard\u0131ndan ka\u011f\u0131t t\u00fcketimini epeyce azalm\u0131\u015ft\u0131r. Turkcell, Vodafone, TTNet gibi ileti\u015fim sekt\u00f6r\u00fcnde faaliyet g\u00f6steren firmalar ile bankac\u0131l\u0131k sekt\u00f6r\u00fc de fatura, ekstre ve s\u00f6zle\u015fme gibi belgelerinin bir b\u00f6l\u00fcm\u00fcn\u00fc ya da tamam\u0131n\u0131 dijital ortama ge\u00e7irerek ka\u011f\u0131t israf\u0131n\u0131n \u00f6n\u00fcne ge\u00e7mek ad\u0131na \u00f6nemli ad\u0131mlar atm\u0131\u015flard\u0131r. T\u00fcm belgelerde dijital ortama ge\u00e7ilmesi ise gittik\u00e7e geli\u015fen g\u00fcvenlik \u00e7\u00f6z\u00fcmleriyle (e-imza vb.) m\u00fcmk\u00fcn olacakt\u0131r. Belgelerin dijital ortama ta\u015f\u0131nmas\u0131 ka\u011f\u0131t \u00fczerinde sahtecilik gibi g\u00fcvenlik sorunlar\u0131na da \u00e7\u00f6z\u00fcm niteli\u011fi ta\u015f\u0131maktad\u0131r.<\/p>\n<p>G\u00fcndelik hayat\u0131m\u0131zda imza taklidi ve kopya \u00fczerinde de\u011fi\u015fiklikler nedeniyle bir\u00e7ok insan ma\u011fdur edilmi\u015ftir. Yine bir \u00f6rnek ile a\u00e7\u0131klamak gerekirse, bankalarda bilgisayar ekran\u0131na ta\u015f\u0131nan imza ile m\u00fc\u015fterilerin olu\u015fturdu\u011fu imza aras\u0131nda uyum aranmaktad\u0131r. Uyum olmamas\u0131 halinde hesap \u00fczerinde i\u015flem ger\u00e7ekle\u015ftirilmemektedir. \u0130mza sirk\u00fclerinin say\u0131sal ortama aktar\u0131larak resmi i\u015flemlerde kullan\u0131lmas\u0131 halinde ba\u015fta bankac\u0131l\u0131k i\u015flemleri olmak \u00fczere bir\u00e7ok i\u015flemde g\u00fcvenlik en \u00fcst d\u00fczeyde sa\u011flanabilecektir.<\/p>\n<p>Belge ve ar\u015fiv dijitalle\u015ftirmenin di\u011fer avantaj\u0131 ise uzun s\u00fcreli koruma sa\u011flayabilmesidir. Ka\u011f\u0131t d\u0131\u015f ortamdan etkilenen, zamanla y\u0131pranan bir malzemedir. Koruyucu maddeler geli\u015ftirilse dahi organik bir \u00fcr\u00fcn olan ka\u011f\u0131d\u0131n belli bir \u00f6mr\u00fc vard\u0131r ve d\u0131\u015f etkenlere de \u00e7ok a\u00e7\u0131kt\u0131r. \u00dczerine \u00e7ay, kahve ya da su gibi s\u0131v\u0131 maddeler d\u00f6k\u00fclmesi durumunda ciddi \u015fekilde y\u0131pran\u0131r, yanmas\u0131 durumunda ise tamamen yok olur. \u0130yi bir<strong>\u00a0dok\u00fcman ve ar\u015fiv y\u00f6netim sistemi<\/strong>\u00a0d\u00e2hilinde olu\u015fturulan dijital ar\u015fivler, dok\u00fcman ve belgeleri d\u0131\u015f unsurlara kar\u015f\u0131 g\u00fcvenli hale getirir.<\/p>\n<p>Fiziki ar\u015fivler i\u00e7in ciddi anlamda geni\u015f mekanlara ihtiya\u00e7 duymaktad\u0131r. Kurum ve firmalar s\u0131n\u0131rl\u0131 mekanlar\u0131n\u0131n bir b\u00f6l\u00fcm\u00fcn\u00fc ar\u015fivlere ay\u0131r\u0131rlar. Bazen bu da yeterli gelmez ve sadece ar\u015fiv belgeleri i\u00e7in b\u00fcy\u00fck binalar in\u015fa edilir. Bu binalar\u0131n arsa de\u011ferleri, in\u015fas\u0131, ayd\u0131nlatmas\u0131, \u0131s\u0131t\u0131lmas\u0131, g\u00fcvenli\u011fi ciddi maliyet yaratan unsurlard\u0131r. Bu alanlar\u00a0<strong>dijital ar\u015fiv<\/strong>\u00a0bilinci geli\u015fip, yayg\u0131nla\u015ft\u0131\u011f\u0131 zaman ileride farkl\u0131 ama\u00e7larla kullan\u0131lacakt\u0131r.<\/p>\n<p>T\u00fcm bu gerek\u00e7elere ek olarak bug\u00fcn yeni olu\u015fturulan belgelerin y\u00fczde sekseninin dijital ortamda olu\u015fturuldu\u011fu da g\u00f6z \u00f6n\u00fcne al\u0131rsak, yak\u0131n bir zamanda t\u00fcm belgelerin dijital ortama ta\u015f\u0131nmas\u0131n\u0131n bir zorunluluk halini alaca\u011f\u0131n\u0131 ve s\u00fcre\u00e7lerin\u00a0<strong>dok\u00fcman ve ar\u015fiv y\u00f6netim sistemleri\u00a0<\/strong>\u00fczerinden y\u00f6netilece\u011fini rahatl\u0131kla \u00f6ng\u00f6rebiliriz.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>G\u00fcn\u00fcm\u00fczde teknolojik geli\u015fmelerden sadece hayat\u0131 kolayla\u015ft\u0131rmas\u0131 de\u011fil, s\u00fcrd\u00fcr\u00fclebilir bir gelecek idealine uygun olarak do\u011fa dostu \u00e7\u00f6z\u00fcmler sunmas\u0131 da beklenmektedir.\u00a0Dok\u00fcman ve ar\u015fiv y\u00f6netim sistemi\u00a0uygulamalar\u0131 ka\u011f\u0131t t\u00fcketimini minimuma indiren do\u011fa dostu bir \u00e7\u00f6z\u00fcm sunarken, i\u015f s\u00fcre\u00e7lerini de olduk\u00e7a kolayla\u015ft\u0131rmaktad\u0131r. G\u00fcn\u00fcm\u00fczde faturalar e-mail ile iletilmekte, resmi i\u015flemlerin e-devlet platformu \u00fczerinden yap\u0131labilmesi i\u00e7in a\u011f yap\u0131s\u0131 olu\u015fturma \u00e7al\u0131\u015fmalar\u0131na devam edilmektedir. [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_mi_skip_tracking":false},"categories":[40],"tags":[],"aioseo_notices":[],"rttpg_featured_image_url":null,"rttpg_author":{"display_name":"Gas","author_link":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/author\/gas\/"},"rttpg_comment":15,"rttpg_category":"<a href=\"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/category\/blog\/\" rel=\"category tag\">Blog<\/a>","rttpg_excerpt":"G\u00fcn\u00fcm\u00fczde teknolojik geli\u015fmelerden sadece hayat\u0131 kolayla\u015ft\u0131rmas\u0131 de\u011fil, s\u00fcrd\u00fcr\u00fclebilir bir gelecek idealine uygun olarak do\u011fa dostu \u00e7\u00f6z\u00fcmler sunmas\u0131 da beklenmektedir.\u00a0Dok\u00fcman ve ar\u015fiv y\u00f6netim sistemi\u00a0uygulamalar\u0131 ka\u011f\u0131t t\u00fcketimini minimuma indiren do\u011fa dostu bir \u00e7\u00f6z\u00fcm sunarken, i\u015f s\u00fcre\u00e7lerini de olduk\u00e7a kolayla\u015ft\u0131rmaktad\u0131r. G\u00fcn\u00fcm\u00fczde faturalar e-mail ile iletilmekte, resmi i\u015flemlerin e-devlet platformu \u00fczerinden yap\u0131labilmesi i\u00e7in a\u011f yap\u0131s\u0131 olu\u015fturma \u00e7al\u0131\u015fmalar\u0131na devam edilmektedir.&hellip;","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2341"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2341"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2341\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2342,"href":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2341\/revisions\/2342"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2341"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2341"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.guvenliarsivleme.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2341"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}